“real-time collaboration” Dokumente im Team online bearbeiten

Ungeachtet der Möglichkeiten die uns das Arbeiten in der Cloud eröffnet, quellen E-Mail Postfächer immer noch über. Die einen verteilen Office-Dateien per E-Mail, Fortgeschrittene organisieren Dateien in einer gemeinsamen Cloud-Ablage.

“Das Suchen und nachträgliche Zusammenführen von Änderungen in der vernetzten Teamarbeit ist retro.” so Malte Jäger, brand's mill cloud service.  “Bei Arbeitsüberlastung und Unordnung wissen wir nicht was andere Ihnen empfehlen, wir empfehlen ‘real-time collaboration’ auf Basis von Google Drive for Work”.

Kontext-Ablage in der Cloud

Ihre Teammitglieder benötigen lediglich einen Webzugang und  brand's mill stellt allen eine Kontextablage im Google Drive zur Verfügung. Über eine “smarte” Benutzerführung legen Sie fortan Textdokumente, Tabellen und Dateien zu Kontakten, Projekten und Vorgängen ab. Die Ablage in Google Drive Ordner ist über den Aktenplan automatisiert. Delegation von Änderungsarbeiten an Texten und Tabellen sowie Wiedervorlagen werden über eine Workflow Engine aus der Cloud gesteuert. Jeder hat Zugriff auf die von ihm zu bearbeitenden Dokumente. Ein virtueller Schreibtisch - die persönliche ToDo Liste - löst die interne E-Mail ab. So vermeiden Sie Kopien - Informationen sind für alle online und stets aktualisiert zugänglich. Außerhalb des Unternehmens erteilen Sie eine Freigabe auf Dokumente für den Lese-, Kommentar- oder Bearbeitungsmodus. Dies ebnet den Weg zu der wirklich interessanten “real-time collaboration”.  

Gemeinsam gleichzeitig bearbeiten… nie mehr Änderungen nachträglich zusammenführen

Mit mehreren Teilnehmern Tabellen und Texte über den Webbrowser - egal von wo - zeitgleich zu bearbeiten ist “real-time collaboration”. Alle Teilnehmer sehen, wo sich der Cursor der Anderen befindet und jede kleine Änderung an Wort und Zahl wird in Echtzeit für alle Teilnehmer automatisch sichtbar.

“Für die Maschinenwartung und den 8D Report benötigen wir einen sicheren Zugriff auf aktuelle Informationen. Dies stellt uns
brand's mill  im Prozessablauf zu Vorgängen über Google Drive zur Verfügung. So erhalten unsere Serviceteams Checklisten inkl. der jeweils nötigen Dokumentation.  Dank gemeinsamen Zugriff auf Dokumente - individuell freigegeben für Kunden und Lieferanten - sparen wir uns Missverständnisse und haben mehr Zeit für produktives Arbeiten.”  Jan Westerbarkey, Westaflex Gütersloh.

Teilnehmer, die online auf Dokumente zugreifen, werden eingeblendet und sind über den integrierten Online-Chat erreichbar. Das erspart den Anruf. Jeder arbeitet an seinem Abschnitt und kann für Rücksprachen Kommentare zu Textstellen und Tabellenzellen anbringen. Kommentare können übersichtlich eingeblendet werden und helfen bei der Umsetzung von Korrekturen und der Klärung von Detailfragen.

Auf dem laufenden bleiben… Zugriff auf alte Versionen vermeiden

Stellen Sie sich die im Projekt ausgetauschte “Offene-Punkte-Liste” vor. Sowohl der Kunde als auch der Berater hat eine eigene Fassung, ebenso wie mögliche Dritte. Im nächsten Projektmeeting können alle über Google Drive gleichzeitig die offenen Punkte durchgehen und Ergänzungen und Änderungen vornehmen. Jene, die von diversen Standorten oder aus dem Home Office arbeiten, können nun komfortabel an der Weiterentwicklung teilhaben, beispielsweise auch während einer Reise mit der Bahn.

Die Cloud bietet unbegrenzten Speicherplatz, vor allem aber effiziente Möglichkeiten erfolgreich im Team zu arbeiten. Verfolgt man den Arbeitstag eines Mitarbeiters, so greift dieser in der Zeit bis 9.00 Uhr morgens vorwiegend über mobile Endgeräte, bis zum Mittag zunehmend via Desktop auf Google Drive zu. Mittags geht der Trend dann erneut zur mobilen Nutzung, bevor am Nachmittag wieder vermehrt über den Desktop zugegriffen wird. Mit jedem weiteren Tag teilt Ihr Team weitere Arbeitslast und vernetzt sich intensiver. Gemeinsam und “unkopiert”  erreichen Sie in “real-time” mehr.

brand's mill GmbH Malte Jäger Cloud Service Architect mjaeger@brandsmill.de Brandsmühle 5 33813 Oerlinghausen 05202 - 157450 www.brandsmill.de

Mit brand's mill am Arbeitsplatz organisieren Sie  Ihre Arbeit online. Von der Erstellung, über die Steuerung von Vorgängen bis zu deren Ablage begleitet brand's mill Ihr Team. Eine gesicherte Bearbeitung von Aufträgen und Projekten in der Cloud. Einfach anmelden und Service nach Bedarf einstellen und probieren.